事务文书

一、条据

（一）概念

    条指便条，据指单据。是人们在日常工作、学习、生活中，彼此之间为处理财物或事务往来，写给对方的作为某种凭证的或有所说明的字条。分为两大类：

（1）说明性条据（便条）：留言条、请假条。

（2）凭证式条据（单据）：借条、欠条、收据、领条等。

1、请假条

请假条

王老师：

    我想请假，本来我是不想的，但今天确实不能到校上学，特向你请假，请你批准。

                                              学生：X X

                                              X年X月X日

请假条写作格式

1、标题：请 假 条。

2、称谓：写有关部门负责人等。

3、正文：写请假的原因和起始时。

4、致敬语：此致 敬礼。

5、落款：署名和日期。

范例：

请 假 条

王老师：

    昨天，我在放学回家的途中被雨水淋了，患了感冒并咳嗽，医生建议在家休息，因此需请假两天(5月6日至5月7日)，请予批准。

    此致

敬礼！

                                       学生：李立                     

                                        X年X月X日

2、借条 

借到个人或单位的钱物时所写的条据，是一种非正式契约，通常在归还了钱物后，由立据者收回或当场销毁。

借条写作格式

1、标题：借条。

2、标明条据的性质：在第一行的开头写明“今借到”，如果是替别人代借，应在“借”前加“代”字。

3、正文：写明被借单位的名称或个人姓名、借款数额或物品名称及数量、归还的具体期限。正文之后可以加“此据”二字。

4、落款：署名和日期。

借条

    今借到 XX厂财务处人民币伍仟元整。从即日起一周内归还。

此据                                       

借款人：李磊                                        

X年X月X日

3、欠条

欠条是借了个人或公家的财物，归还了一部分，还有部分拖欠，对拖欠部分所写的条据；或是借了个人或公家的钱物，事后补写的条据。

欠条的写法与借条基本相同。

欠  条

原借杜小强同志人民币叁佰元整，已还壹佰元整，尚欠贰佰元整，两月内还清。

xxx

                                             X年X月X日

4、留言条

   大多在联系工作、交代任务或暂时无法联系、访问不遇时使用。可以不用标题，具名和时间比较随便，熟悉的写个姓加上“即日”就可以了，不大熟悉的要写出全名和具体日期为好。

留言条

小江：

    出差广州，特来叙旧。未遇，甚为遗憾。我拟于明日下午六时再来会你。如你没空，请提前打电话告知。手机号：158XXXXXXXX。

                                               XXX

                                              X年X月X日

5、领条

领条是到仓库或其他有关部门领东西时写给对方的条据。要写明领取的时间、处所、物件及其数量、质量。

领  条

今领到学校行政科发给的本学期卫生工具：铁桶贰只，竹扫把柒把，棕扫把伍把，鸡毛掸子贰把。

XX班   张小山

                                          X年X月X日

二、启事

一、启事的概念和分类

(一) 启事的概念

启事，是一种常用的告知性文体。机关、企事业单位或个人因事要提请公众注意，希望大家给予帮助和响应，是用简明的文字写出来的公告性应用文体。启事多刊登在报刊杂志上，或张贴在街头、路边等引人注意的公共场所，或在电视台、广播电台播出。

启事的内容很广泛，不具备法令性，也没有强制性和约束性，对于启事所要求的内容人们有着参与的自主性。

(二) 启事的分类

启事的种类很多，根据启事事项的不同，可以分为：寻找、征招、周知、声明四大类。类别不同作用也不同。

１．寻找类启事这类启事有寻人启事、寻物启事、招领启事等。

２．征招类启事这类启事有招生、招考、招聘启事；征文、征订、征集设计启事等。

３．周知类启事这类启事有开业启事、迁址启事、变更启事、婚庆启事等。

４．声明类启事这类启事有遗失启事、更正启事和其它声明启事等

二、启事的一般写作格式

启事一般由标题、正文和结尾三部分组成。

(一) 标题 

首行正中写标题，用大字提醒。标题的写法可以有这样几种：一种只写“启事”。第二种，标题里标明启事事项，如“招领启事”、“开业启事”等。第三种，启事重要和紧迫，可以标明“重要启事”或“紧急启事”。有时将“启事”两字省去，只写“寻人”、“招聘”。

(二) 正文

标题下一行空两格开始写正文。不同类型的启事正文内容有所不同，一般包括：启事的目的、意义、具体办理方法、要求、条件等。正文是启事的主要部分，主要说明启事的事项。正文写法形式多样，可以分段写，内容多的应逐条分项写清楚。要写具体、明白、准确、简练通俗，千万不可模糊、含混、模棱两可，以免产生歧义。

(三) 结尾

即署名和日期。正文结束后，另起一行，在右下角写启事单位名称或个人姓名。视具体情况，有的还要写上地址和启事时间，如果需要另起一行分别写到右下角。在标题和正文中已写明启事者，结尾中可省略，只写日期。报刊上刊登的启事也可以不写日期。

三、常用启事的写法和范例

(一) 寻找类启事

１．寻人启事

寻人启事要写明被寻人的姓名、性别、年龄、身高以及外貌、衣着、口音等方面的特征和走失原因，如果有照片可以附上，便于辨认。

例文一

寻人启事

×××，男，８岁，身高１．２８米，圆脸，平头，上穿橘黄色运动背心，下穿白色运动短裤，篮球鞋。１２日外出玩耍，至今未归。有知其下落者，请速与××市××街道×××和××电视台广告部联系，必有重谢。联系电话：×××××××

                                            ×××

                                         ×年×月×日

２．寻物启事

寻物启事要写明物品丢失时间、地点、名称、数量、特征等。

例文二

寻物启事

本人不慎于３月１８日乘６路公共汽车时，将内装身份证、驾驶证和单位业务发票数张的一黑色公文包遗失。有拾到者请与××机械局２０１办公室联系，必有重谢。电话：１３８××××××××

                                            启事人：×××

                                             ×年×月×日

２．招领启事

招领启事一般应写明于何时何地拾到何物，以及认领的具体地址。至于拾物的具体特征和数量则不宜写出，等认领人认领时便于核对，以防冒领、错领。

(二) 征招类启事

征招类启事有征稿、征订、征集设计启事，招生、招聘启事等。

例文三

征集片头美术设计启事

××电视台卫星节目目前正处于前期试运行，每天滚动播放１８个小时。为了树立一流的节目形象，特面向社会征集以下栏目的片头美术设计：

１．《××新闻》，要求在运动中体现出气势、新颖、庄重、大方，有特色。

２．《经济广角》，要求新颖活泼，充分体现当代经济生活的丰富多样性。

以上栏目片头时间长度约１０秒，设计稿应包括文字创意、图案设计和图案运动变化说明。可提供全部或单片头设计。对投稿单位或个人将赠予纪念品，中选稿件除在节目正式播出的一段时间内注明作者外，还将给予酬谢。

来稿请寄××电视台李××收，邮编：××××××

１．征稿启事

征稿启事指报纸、杂志有针对性地征集稿件的启事。这类启事应明确写出征集目的、相关背景、内容要求、体裁限定、字数、截止日期、投寄地址、奖励办法、注意事项等。

２．征集设计启事

征集设计启事要说明征集的目的，有关背景、设计要求、奖励办法和投寄地址、截止日期。尤其是设计要求一项要交代明确、具体，使应征者能设计出符合征集者意图的设计稿。

３．招聘启事

因工作和业务发展的需要，向社会公开招聘各种专业人员和招收员工，可写招聘启事或招工启事。要写明招聘人员的职别或工种，应具备的条件、考核和录用办法及报名事项等，有的还需说明录用后的待遇。

(三) 周知类启事

这类启事包括开业启事、迁址启事、更改号码启事、更正启事等。

(四) 声明类启事

更名启事

企事业单位更改名称，要写更名启事。这类启事要写清楚原来的名称和更改后的新名称。同时在启事中还要声明一些相关事项，如公章、合同、账务往来的处理等，以避免日后产生不必要的麻烦。

练习题

东方五星级宾馆开业，娱乐设施齐全，下设旅游服务公司，请你为它设计一则开业或招聘启事。

三、计划

（一） 计划的特征和写作特点

狭义的计划是广义工作计划中最适中的一种。这个特点表现在，时间一般在一年、半年左右，范围一般都是一个单位的工作或某一大项重要工作，内容和写法要比规划具体、深入，要比设想正规、细致，要比方案简明、集中，要比安排扩展、概要。

计划的具体写法：

计划由于大多是一个单位的工作内容范围，只在单位内要求执行，所以一般不以文件形式下发，因而除标题和正文外，往往还要在题下或文后标明“×年×月×日制定”字样，以示郑重。

计划的标题也是“四要素”写法，其中哪一个要素都不应省略。

正文写法，由于计划是对一个单位的全面工作或某一项重要工作的具体要求，所以写作要比规划和设想都要具体、详细得多。一般包括以下几方面内容：（１）开头，或阐述依据，或概述情况，或直述目的，要写得简明扼要；（２）主体，即计划的核心内容，阐述“做什么”（目标、任务）、“做到什么程度”（要求）和“怎样做”（措施办法）三项内容，既要写得全面周到，又要写得有条不紊，具体明白。全面工作计划一般采取“并列式结构”（任务、措施分说）。（３）结尾，或突出重点，或强调有关事项，或提出简短号召，当然也可不写结尾。

（二）写作计划的方法

１．明确类别。写作者必须分清这个计划的内容属于哪一类，适合用哪一个具体的计划种类来表达，从而确定具体文种。

２．明确写法。根据具体内容和文种写作要求进行写作。

（三）写作计划的注意事项

不论哪种计划，写作中都必须注意掌握以下五条原则：

第一，对上负责的原则。要坚决贯彻执行党和国家的有关方针、政策和上级的指示精神，反对本位主义。

第二，切实可行的原则。要从实际情况出发定目标、定任务、定标准，既不要因循守旧，也不要盲目冒进。即使是做规划和设想，也应当保证可行，能基本做到，其目标要明确，其措施要可行，其要求也是可以达到的。

第三，集思广益的原则。要深入调查研究，广泛听取群众意见、博采众长，反对主观主义。

第四，突出重点的原则。要分清轻重缓急，突出重点，以点带面，不能眉毛胡子一把抓。

第五，防患未然的原则。要预先想到实行中可能出现的偏差，可能出现的故障，有必要的防范措施或补充办法。

四、总结

  总结是单位或个人对过去一个时期内的实践活动做出系统的回顾归纳、分析评价，从中得出规律性认识，用以指导今后工作的事务性文书。

（一）总结的种类

从性质、时间、形式等角度可划分出不同类型的总结，从内容分主要有综合总结和专题总结两种。综合总结又称全面总结，它是对某一时期各项工作的全面回顾和检查，进而总结经验与教训。专题总结是对某项工作或某方面问题进行专项的总结，尤以总结推广成功经验为多见。总结也有各种别称，如自查性质的评估及汇报、回顾、小结等都具有总结的性质。

（二）总结的写法

１．标题

文件式标题　一般由单位名称、时限、内容、文种名称构成。例：《××系２００２年度学生社会实践工作总结》。

文章式标题　以单行标题概括主要内容或基本观点，不出现总结字样，但对总结内容有提示作用。例某高校的专题总结《我们是如何实行教学与科研相结合的》。

双行式标题　即分别以文章式标题和文件式标题为正副标题，正标题揭示观点或概括内容，副标题点明单位、时限、性质和总结种类。例：《知名教授上讲台　教书育人放异彩——××大学德育工作总结》。

２．正文

前言  一般介绍工作背景、基本概况等，也可交待总结主旨并做出基本评价。开头力求简洁，开宗明义。

主体  应包括主要工作内容、成绩及评价、经验和体会、问题或教训等。这些内容是总结的核心部分，可按纵式或横式结构形式撰写。所谓纵式结构，即按主体内容纵向所做的工作、方法、成绩、经验、教训等逐层展开。所谓横式结构即按材料的逻辑关系将其分成若干部分，标序加小标题，逐一写来。

结尾  作为总结的结束语可以归纳呼应主题、指出努力方向、提出改进意见或表示决心、信心等语作结，要求简短精练。

３．落款  一般在正文右下方署名署时。如是报刊杂志或简报刊用的交流经验的专题总结，应在标题下方居中署名。

 练习题

１．计划的特点是什么？写作计划的注意事项有哪些？

２．总结的写作要点有哪些？

3．写一篇新学年学习计划。

4．请你对本学期的学习情况或实习情况写一篇总结。

五、述职报告

（一）特点

述职报告是党政机关，人民团体、企事业单位的干部，向主管领导部门、人事部门或选区的选民，或本单位的职工群众，陈述自己在一定时期内工作实绩、问题和设想的自我述评性的报告文书。

述职报告的主要特点是：自述性、自评性、报告性。

所谓自述性，就是要求报告人，自己述说自己在一定时期内履行职责的情况。因此，必须使用第一人称，采用自述的方式，向有关方面报告自己的工作实绩。这里的所谓实绩，是指报告人在一定时期内，按照岗位规范的要求，为国家做了些什么事情，完成了什么指标，取得了什么效益，有些什么成就和贡献，工作责任心如何，工作效率怎样，实实在在地反映出来。

所谓自评性，就是要求报告人，依据岗位规范和职责目标，对自己任期内的德、能、勤、绩等方面的情况，作自我评估、自我鉴定、自我定性。述职人必须持严肃、认真、慎重的态度，既要对自己负责，也要对组织负责，对群众负责。对工作的走向，前因后果，要叙述清楚，评得恰当；所叙述的事情，要概叙，让人一目了然，并从中引出自评。

所谓报告性，就是要求报告人，明白自己的“身份”，放下官架子，以被考核、接受评议、监督的人民公仆的身份，履行职责做报告。要认识到，自己是在向上级汇报工作，是严肃的、庄重的、正式的汇报，是让组织了解自己，评审自己工作的过程，因此，语言必须得体，应有礼貌、谦逊、诚恳、朴实、掌握分寸。

（二）种类

从内容上划分

１．综合性述职报告：指报告内容是一个时期所做工作的全面、综合的反映。

２．专题性述职报告：指报告内容是对某一方面的工作的专题反映。

３．单项工作述职报告：指报告内容是对某项具体工作的汇报。

从时间上划分

１．任期述职报告：指从任现职以来的总体工作进行报告。一般来说，时间较长，涉及面较广，要写出一届任期的情况。

２．年度述职报告：是一年一度的述职报告，写本年度的履行职责情况。

３．临时性述职报告：是指担任某一项临时性的职务，写出其任职情况。比如，负责了一期的招生工作，或主持一项科学实验，或组织了一项体育竞赛，写出其履职情况。

从表达形式上划分

１．口头述职报告：这是指需要向选区选民述职，或向本单位职工群众述职的，用口语化的语言写成的述职报告。

２．书面述职报告：是指向上级领导机关或人事部门报告的书面述职报告。

（三）写作格式

１．标题  居中

２．署名及日期　可以写在题下，也可以写在正文后。

３、正文　述职报告的正文包括三部分内容。第一部分是任职概况和述职评估，包括何时任职、工作变动情况、背景情况、岗位职责、目标及对个人尽职的总体估价、确定述职范围和基调。第二部分是尽职情况，这是述职报告的主体，主要写工作实绩、经验和问题。对于核心内容的写作，多数是按性质不同分成几个方面（可列小标题）来写，每个方面可先写实绩，后写认识和做法；也可先写认识和做法，后写实绩。但不管怎么写，都要实现个人的工作能力和管理水平，尤其是在处理敏感、棘手问题方面，以及突发事件或重大事件方面，更能表现出个人的素质、才能和领导水平。在具体业务工作中，党的方针、政策和上级的批示、部署的任务，在自己分管的部门或单位得以贯彻实施……等等。第三部分是今后的设想和决心，要从实际出发，对今后工作在科学分析的基础上做出战略性规划，表明尽职的态度。

（四）写法

述职报告没有固定的写作模式，根据不同类型和主旨，可灵活安排结构。一般由标题、抬头、正文、落款四部分组成。

    １．标题

    述职报告的标题，常见的写法有三种：

    ①文种式标题，只写《述职报告》。

    ②公文式标题，姓名＋时限＋事由＋文种名称，如《２００１—２００２年试聘期述职报告》、《２００１年至２００２年任旅游局长职务的述职报告》。

    ③文章式标题， 用正题，或正副题配合，如《２００１年述职报告》、《思想政治工作要结合经济工作一起抓——××旅游学院张一凡述职报告》。

    ２．抬头

    ①书面报告的抬头，写主送单位名称“如××党委”、“××组织部”或“××人事处”等。

 ②口述报告的抬头，写对听者的称谓如“各位代表”、“各位委员”、“各位同志”或“各位领导，各位同志”。

    ３．正文

    述职报告的正文，由开头、主体、结尾三部分组成。

    ①开头

开头，又叫引语，一般交代任职的自然情况，包括何时任何职，变动情况及背景；岗位职责和考核期内的目标任务情况及个人认识；对自己工作尽职的整体估价，确定述职范围和基调。这部分要写得简明扼要，给听者一个大体印象。

    ②主体

主体，是述职报告的中心内容，主要写实绩、做法、经验、体会或教训、问题。

这部分要写得具体、充实、有理有据、条理清楚。由于这部分内容涉及面广，量多，所以宜分条列项写出。“条”、“项”要注意内在逻辑关系。

③结尾

结尾一般写结束语。用“以上报告，请审阅”、“以上报告，请审查”、“特此报告，请审查”、“以上报告，请领导、同志们批评指正”等作结。

４．落款

述职报告的落款，写述职人姓名和述职日期或成文日期。署名可放在标题之下，也可以放在文尾。

（五）写作注意事项

在写作述职报告时，要实事求是，严肃认真，客观公正。要注意论断准确，重点突出，有针对性，既不要脱离自己的职责范围和工作目标，又要分析概括，不能写成流水帐；既要突出政绩，又要评价正确、适当，不能故意夸大或缩小；缺点和不足的地方也要说清楚、说完全。

练习题

针对自己在班级和学校的学习和表现，模拟述职报告的形式和写法，写一篇述职报告。